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Über den Kunden
Unser Kunde ist ein in Großbritannien ansässiges Unternehmen, das Institutionen bei der Einhaltung nationaler Sicherheitsvorschriften unterstützt.
Das Unternehmen erbringt Dienstleistungen für Organisationen, die Wohn- und öffentliche Gebäude verwalten, und stellt durch planmäßige Inspektionen und kontinuierliche Wartung sicher, dass vorgeschriebene Standards eingehalten werden.
Geschäftliche Herausforderung
Das HR-Team des Kunden war damit betraut, regelmäßig Berichte zu zentralen Personalkennzahlen wie Personalstärke, Fehlzeiten und Qualifizierungsstatus zu erstellen. Da sich diese Daten jedoch in mehreren Systemen befanden, dauerte deren konsolidierte Aufbereitung monatlich rund 100 Stunden.
Zusätzliche Auswertungen auf Anfrage benötigten bis zu zwei Arbeitstage. Dadurch waren Führungskräfte nicht in der Lage, eigenständig auf relevante Informationen zuzugreifen und Entscheidungen zeitnah zu treffen.
Das Unternehmen erkannte die Chance, Effizienz und Reporting-Qualität durch einen stärker automatisierten, datenorientierten Ansatz deutlich zu steigern.
Vom manuellen Arbeiten in Excel & Co. zur zentralen Datenbasis
Angesichts des steigenden Bedarfs an präziseren und schnelleren HR-Auswertungen entschied sich das Unternehmen, Automatisierungsmöglichkeiten zu prüfen.
Es beauftragte uns mit der Konzeption und Implementierung einer neuen Reporting-Lösung auf Basis von Microsoft Power BI.
In enger Zusammenarbeit mit den HR-, IT- und Finanzabteilungen des Kunden identifizierten wir die relevanten Datenquellen – darunter eine proprietäre Datenbank, Anwesenheitsaufzeichnungen, Trainingsdatenbanken und Excel-Tabellen – sowie die zentralen Kennzahlen, deren Auswertung erforderlich war.
Im Anschluss entwickelten wir eine vollständige Suite aus Power-BI-Dashboards und Berichten, die jeweils einen klar abgegrenzten HR-Bereich abdecken.
Unsere Zusammenarbeit in Zahlen
95% ROI
98 Stunden
pro Monat durch den Wegfall des manuellen Reporting-Aufwands eingespart
30,000 £
jährliche Kosteneinsparungen (entspricht ca. 0,5 VZÄ)
12
dedizierte HR-Power-BI-Reports und 1 Executive-Dashboard implementiert
3-5
Analyse-Tabs, Glossar und Dokumentation in jedem Bericht
16 auf 2
verringerte Time-to-Insight
43,5%
Steigerung des BI-Reifegrads* (von 15 % auf 21,5 %)
*Ein klarer Indikator dafür, wie das Unternehmen Daten, Analysen und BI-Tools zunehmend nutzt, um fundierte Entscheidungen zu treffen
Echtzeit-Einblicke und fundiertere Entscheidungen
Die neue Lösung ermöglicht HR-Verantwortlichen erstmals den Zugriff auf aktuelle, verlässliche Daten an einem zentralen Ort. Dadurch entfällt der zeitintensive Aufwand für das manuelle Zusammensuchen von Informationen, und es bleibt mehr Raum für anspruchsvolle Analysen.
Führungskräfte im gesamten Unternehmen können relevante Erkenntnisse nun selbstständig erschließen. Das beschleunigt Entscheidungsprozesse, erhöht deren Qualität und schafft die Grundlage für eine datenorientierte Unternehmenskultur.
Die Plattform basiert auf einer Suite aus 12 Reports und einem Dashboard, die gezielt auf zentrale Bereiche des HR-Betriebs ausgerichtet sind:
- Berichte zu Gesamtfehlzeiten, Jahresurlaub- und Krankheitsstand, um Abwesenheitsquoten nachzuvollziehen, die Nutzung von Urlaubstagen transparent darzustellen und Trends beim Krankenstand frühzeitig zu erkennen.
- Berichte zu Personalstärke, Fluktuation und Austritten, um einen dynamischen, in Echtzeit aktualisierten Personalbestand bereitzustellen sowie detaillierte Einblicke in die Mitarbeiterfluktuation zu ermöglichen, einschließlich der Gründe für das Ausscheiden und der Beschäftigungsdauer.
- Schulungsnachweise und Projektzuordnungsberichte, um den Abschluss von Schulungsmaßnahmen sowie die Einhaltung von Vorgaben nachzuvollziehen und Mitarbeitende Projekten zielgerichtet zuzuordnen – eine wesentliche Grundlage für eine präzise Ressourcenplanung.
- Engineer-/Manager-Bericht: Ein spezialisierter Bericht, der Führungskräften eine konsolidierte Sicht auf die Kennzahlen ihres Teams ermöglicht, darunter Abwesenheiten und Schulungsstand.
- Flottenverfügbarkeitsbericht: Dedizierter Bericht zur Nachverfolgung von Zuweisung und Verfügbarkeit der Fahrzeugflotte – ein zentraler KPI für eine mobil arbeitende Belegschaft.
- BI-Maturity- und KPI-Success-Dashboards: Diese Übersichten bewerten den analytischen Reifegrad des Unternehmens, definieren eine Ausgangsbasis für Verbesserungen und liefern eine verdichtete Darstellung aller relevanten HR-KPIs im Vergleich zu den Zielwerten
Jeder Bericht wurde mit interaktiven Filtern erstellt, die es den Anwendern ermöglichen, Daten nach Zeit, Abteilung und weiteren relevanten Dimensionen aufzuschlüsseln.
Wir implementierten eine automatisierte Datenaktualisierung, wodurch manuelle Updates vollständig entfallen.
Neben der Erstellung der Berichte führten wir Schulungen für die Personalabteilung sowie zentrale Führungskräfte durch. Die aktive Einbindung des HR-Teams in den gesamten Entwicklungsprozess stärkte das Verantwortungsbewusstsein, erhöhte die Akzeptanz der Lösung seitens der Anwender und legte den Grundstein für eine datengestützte Arbeitsweise.
Zudem ergänzten wir jeden Bericht um eine ausführliche Dokumentation und ein integriertes Glossar, damit Anwender die Definitionen sämtlicher Kennzahlen schnell und eindeutig nachvollziehen können.
Vorteile unserer Zusammenarbeit
- Nahezu vollständige Abschaffung des manuellen Reportings: Der monatliche Aufwand sank durch vollständige Automatisierung von 98 Stunden auf nahezu null.
- Jährliche Kosteneinsparungen von 30.000 £, was 0,5 FTE entspricht, sodass Mitarbeitende für strategische Aufgaben wie Personalentwicklung eingesetzt werden können.
- 8x schnellere Time-to-Insight: Die HR-Abteilung verbesserte sich von 15 % auf 21,5 % und wodurch sich der Wert der HR-Abteilung von 15 auf 21,5 Prozent erhöhte und eine klare Roadmap für zukünftige Verbesserungen geschaffen wurde
- Steigerung der BI-Reife um 43,5 %: Dadurch erhöhte sich der Wert der HR-Abteilung von 15 auf 21,5 % und eine klare Roadmap für zukünftige Verbesserungen wurde geschaffen.
- Größeres Vertrauen und höhere Glaubwürdigkeit für die HR-Abteilung: Führungskräfte haben nun unmittelbaren Zugriff auf eine verlässliche Single Source of Truth für sämtliche Personaldaten.
Im Projekt verwendete Technologien
