Nonprofit Organisation Grossbritannien

Verbesserung der Systemeffizienz und der Reporting-Funktionen

Executive summary

Herausforderung: Freedom from Torture stellte einige Einschränkungen im bestehenden Daylight-System fest, das zur Verwaltung von Kundendaten und internen Prozessen genutzt wird. Ziel war es, das Potenzial von Daylight zu bewerten, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen sowie gleichzeitig die Effizienz der Arbeitsabläufe, die Zuverlässigkeit und das Datenmanagement innerhalb eines begrenzten Budgetrahmens zu optimieren.

Ansatz: Wir leiteten umfangreiche Workshops mit den wichtigsten Stakeholdern durch, um ihre Anforderungen zu erfassen, gefolgt von einer gründlichen Discovery-Phase. Ferner führten wir technische Audits der Architektur, der Sicherheit und der Daten durch und schlugen eine Strategie für stufenweise Upgrades vor, um sowohl den unmittelbaren als auch den langfristigen Bedarf abzudecken.

Ergebnis: Unsere Zusammenarbeit ermöglichte eine stufenweise Entwicklung von System-Upgrades, sodass unser Kunde in der Lage war, fundierte Entscheidungen über künftige Investitionen zu treffen und seine Servicebereitstellung insgesamt zu verbessern. Zu den erwarteten Verbesserungen gehören ein optimiertes Reporting, eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit, eine erhöhte Systemzuverlässigkeit und verbesserte Arbeitsabläufe.

Inhalt

Über den Kunden

Freedom from Torture ist eine im Vereinigten Königreich ansässige Wohltätigkeitsorganisation, die sich für Überlebende von Folter einsetzt. Sie bietet spezialisierte Betreuung in Form von psychologischer Therapie, Rechtsberatung und Sozialdienste. Seit ihrer Gründung im Jahr 1985 hat sie sich zu einem wichtigen Rettungsanker für viele Menschen entwickelt und bietet ihre Dienstleistungen in fünf Zentren im Vereinigten Königreich an: London, Manchester, Birmingham, Glasgow und Newcastle.

Der umfassende Ansatz von Freedom from Torture stellt sicher, dass Überlebende die umfassende Unterstützung erhalten, die sie benötigen, um ihr Leben neu zu gestalten.

Geschäftliche Herausforderung

Freedom from Torture stand vor mehreren Herausforderungen, da das bestehende Daylight-System seine speziellen Prozesse nicht vollständig unterstützte. Das Reporting erforderte häufig die Nutzung von Excel außerhalb des Systems, was zu verstreuten Informationen führte und es erschwerte, sich einen schnellen und umfassenden Überblick über die Situation eines Kunden zu verschaffen. Ferner bestand Potenzial für Verbesserungen bei der Systemintegration mit anderen Microsoft-Tools sowie bei der Benutzerfreundlichkeit, um die betriebliche Effizienz weiter zu steigern.

Als gemeinnützige Organisation benötigte Freedom from Torture eine kosteneffiziente Lösung zur Modernisierung ihres Systems. Bevor eine Entscheidung getroffen wurde, wollte die Organisation ihre spezifischen Anforderungen sowie die damit verbundenen Kosten genau kennen, um sicherzustellen, dass die Lösung sowohl effektiv als auch budgetfreundlich ist.

Die Entscheidung, uns als Partner zu wählen, war ein strategischer Schritt, da wir einen einzigartigen multidisziplinären Ansatz bieten, der Fachwissen in den Bereichen Sicherheit, Daten und Lösungsarchitektur vereint. Dieser Ansatz gewährleistet eine ganzheitliche und nahtlose Implementierung, die optimal auf die betrieblichen Anforderungen abgestimmt ist und eine robuste, integrierte Lösung bietet.

Umfang der Arbeiten

Um die Herausforderungen unseres Kunden effektiv zu bewältigen, entwickelten wir eine umfassende Lösungsstrategie und setzen sie in mehreren Phasen um. Unser Leistungsumfang umfasste Workshops, technische Audits und die Erstellung eines stufenweisen Verbesserungsplans, einschließlich einer Schätzung der potenziellen Entwicklungskosten. Unser Team stellte sicher, dass jede Empfehlung mit dem Auftrag und den operativen Zielen der Organisation übereinstimmte. Wir brachten Experten aus verschiedenen Bereichen zusammen und konzentrierten unseren Ansatz auf intensive Zusammenarbeit und maßgeschneiderte Lösungen.

Schlüsselphasen und Ergebnisse

Discovery-Workshops

Die viertägigen Workshops befassten sich mit der Nutzerperspektive, den Freedom from Torture-Prozessen sowie den funktionalen (Backlog) und nicht-funktionalen Anforderungen. Diese Sitzungen waren entscheidend, um umfassende Erkenntnisse von mehr als 30 Stakeholdern zu sammeln und die aktuellen Prozesse sowie Herausforderungen zu erfassen, die als Grundlage für unsere Lösungsempfehlungen dienten.

Bericht über die Discovery-Phase

In diesem Bericht wurden alle gesammelten Informationen in einem umfassenden Dokument konsolidiert. Er enthielt Zusammenfassungen der Workshops, Lösungsempfehlungen, nicht-funktionale Anforderungen, Anforderungen an das Reporting sowie ein High-Level-Backlog. Dies verschaffte Freedom from Torture ein klares Verständnis des aktuellen Zustands seines Systems und des künftigen Bedarfs.

Technisches Audit

Es wurde ein gründliches technisches Audit durchgeführt, um die Architektur, die Sicherheit und die Datenverwaltungsaspekte des Daylight-Systems umfassend zu bewerten. Das Audit enthielt detaillierte Empfehlungen für Verbesserungen, um sicherzustellen, dass das System die einzigartigen Prozesse von Freedom from Torture wirksam unterstützen kann.

Schätzung der Entwicklung

Wir erarbeiteten einen stufenweisen Entwicklungsansatz für die Umsetzung der priorisierten Funktionen und Verbesserungen, einschließlich einer Schätzung von Zeit und Kosten.

Technische Lösungsvorschläge

Plan für ein System-Upgrade

Wir schlugen einen zweistufigen Upgrade-Plan für das Daylight-System vor. In Phase 1 lag der Fokus auf der Beibehaltung von Daylight vor Ort, während neue Funktionen entweder innerhalb von Daylight oder mithilfe von Cloud-Lösungen wie Power BI und Low-Code-/No-Code-Plattformen implementiert wurden. In Phase 2 wurde Daylight in die Cloud migriert, um Vorteile wie Skalierbarkeit, Hochverfügbarkeit und Remote-Zugriff zu nutzen, während gleichzeitig die Einhaltung der erforderlichen Vorschriften sichergestellt wurde. Ferner führten wir eine maßgeschneiderte Entwicklung durch, um das System an die spezifischen Arbeitsabläufe und Prozesse von Freedom from Torture anzupassen. Unser integrierter Ansatz sorgte dafür, dass alle Aspekte des Upgrades, von der Sicherheit bis zum Datenmanagement, nahtlos aufeinander abgestimmt sind, um eine optimale Leistung sicherzustellen.

Verbesserungen beim Datenmanagement

Um die Leistung und Sicherheit zu optimieren, empfahlen wir, die Dokumentation des Kunden von der Daylight MS SQL-Datenbank zu entkoppeln und ein zentrales Datenmanagementsystem zu implementieren. Dies würde eine sichere Speicherung und einen einfachen Zugriff auf die Daten der Kunden in allen Phasen ihrer Reise mit Freedom from Torture gewährleisten.

Verbesserungen der Sicherheit

Zu den wichtigsten Sicherheitsverbesserungen gehörten die Implementierung von Systemüberwachung und Warnmeldungen, die Einführung von SecDevOps-Praktiken zur kontinuierlichen Sicherheitsüberwachung und die Integration eines externen Single-Sign-on-Systems (SSO) zur verbesserten Authentifizierung.

Optimierte Arbeitsabläufe und gesteigerte Effizienz

Um die Arbeitsabläufe und Effizienz zu verbessern, empfahlen wir eine Zentralisierung der Informationen, um Prozesse und Überwachung zu optimieren. Dazu gehörten die Implementierung eines Terminbuchungssystems, die Verbesserung der Lesbarkeit von Kundennotizen, die Integration von Briefen und Formularen ins System, die Einführung eines Zeitstrahls für die Kundenreise sowie zahlreiche weitere Verbesserungen.

Verbessertes Reporting

Für ein verbessertes Reporting empfahlen wir die Umstellung auf Power BI für dynamische Berichte und die Entwicklung einer Kundenübersichtsseite.

Unsere Zusammenarbeit in Zahlen

4

Workshop-Tage

~30

beteiligte Stakeholder

5

beschriebene Kernprozesse

~400

erstellte Anwenderberichte

20

identifizierte Berichte

3

abgeschlossene technische Audits

Hauptvorteile unserer Partnerschaft

  • Umfassendes Verständnis: Eine eingehende Analyse der aktuellen Systemgrenzen und der Nutzerperspektiven, die eine fundierte Entscheidungsfindung auf der Grundlage umfassender Erkenntnisse ermöglicht.

  • Entwicklungskonzept auf hoher Ebene: Ein detaillierter Aktionsplan zur Optimierung des Systems und zur Integration moderner Technologien, um Benutzerfreundlichkeit, Nachhaltigkeit und Skalierbarkeit zu verbessern.

  • Kosten und Zeitrahmen: Schätzungen der potenziellen Kosten und des Zeitrahmens für die Umsetzung, die für unseren Kunden bei der Festlegung der nächsten Schritte entscheidend waren.

  • Kosteneffiziente Lösungen: Identifizierung von Möglichkeiten für Low-Code-/No-Code-Lösungen, die budgetfreundlich und effizient sind, mit einer Strategie für stufenweise Upgrades zur Bewältigung von Budgetbeschränkungen.

  • Empfehlungen für technische Audits: Eine umfassende Bewertung der Systemarchitektur, der Sicherheit und der Datenverwaltung, die umsetzbare Schritte zur Verbesserung der Sicherheit, der Benutzerfreundlichkeit und der Einhaltung der erforderlichen Vorschriften bietet, was letztlich zu einer höheren Zuverlässigkeit und Effizienz führt.