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Geschäftliche Herausforderung
Die Erstellung eines hochwertigen Angebots für ein komplexes B2B-Projekt ist ein mehrstufiger Prozess. Er erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Presales, Lösungsarchitekten und Lieferteams, um sicherzustellen, dass das Angebot technisch fundiert, wirtschaftlich tragfähig und perfekt auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt ist.
Unser etablierter manueller Prozess war zwar effektiv, entwickelte sich jedoch zunehmend zu einem Engpass. Er war zeitaufwändig und ließ sich nur schwer skalieren, da die Anzahl und Komplexität der Anfragen zunahm. Dies führte zu mehreren geschäftlichen Risiken:
- Zeitaufwändig und schwer skalierbar: Jedes Angebot erforderte einen erheblichen manuellen Aufwand, was es schwierig machte, schnell auf Marktchancen zu reagieren.
- Erhöhtes Risiko verpasster Chancen: Ein längerer Angebotszyklus bedeutete eine größere Wahrscheinlichkeit, dass sich ein potenzieller Kunde für einen schnelleren Wettbewerber entschied.
- Operative Belastung für Expertenteams: Unser hochqualifiziertes Presales-Team verbrachte zu viel Zeit mit sich wiederholenden, operativen Aufgaben wie dem Sammeln von Informationen und der Formatierung von Dokumenten, anstatt sich auf hochwertige Aktivitäten wie Lösungsdesign und Kundenberatung zu konzentrieren.
Wir mussten den Prozess neu gestalten, um ihn schneller, effizienter und skalierbarer zu machen, ohne dabei die Qualität und Individualisierung zu beeinträchtigen, die unsere Kunden erwarten.
Entwicklung eines KI-Co-Piloten für den gesamten Vertriebszyklus
Unsere Lösung war kein einzelnes, vorgefertigtes Tool, sondern ein maßgeschneidertes Ökosystem aus spezialisierten KI-Komponenten, die direkt in unseren Presales-Workflow integriert wurden. Alle unten genannten Tools (mit Ausnahme von Napkin AI) wurden intern entwickelt und auf die spezifischen Bedürfnisse unseres Unternehmens zugeschnitten.
Dieses System unterstützt das Team in jeder Phase des Prozesses und fungiert als Co-Pilot, der repetitive Aufgaben übernimmt und datengestützte Erkenntnisse liefert.
Automatisierte Analyse von Anfragen und Kontextaufbau
Der Prozess beginnt in dem Moment, in dem eine neue Verkaufschance identifiziert wird. Ein KI-Agent analysiert die erste E-Mail des Vertriebsmitarbeiters und identifiziert automatisch wichtige Informationen wie den Namen des Kunden, den zentralen Geschäftsbedarf und den anfänglichen Umfang der Anfrage. Anschließend erstellt er einen Datensatz für den potenziellen Kunden in unserem CRM und generiert eine prägnante Zusammenfassung.
Dies verschafft dem Presales-Team sofortigen Kontext, sodass es sich auf eine neue Verkaufschance konzentrieren kann, ohne manuelle Dateneingaben und Informationsbeschaffung vornehmen zu müssen.
KI-gestützte Recherche und Content-Erstellung
Ein KI-Assistent namens Jarvis unterstützt das Team bei seiner täglichen Arbeit als Partner für Recherche und Content-Erstellung. Er analysiert vom Kunden bereitgestellte Unterlagen, fasst lange Berichte in Kernpunkte zusammen und beantwortet spezifische Fragen zum Projektkontext.
Jarvis kann zudem frühere Angebote durchsuchen und prüfen, wie ähnliche Dienstleistungen zuvor definiert und präsentiert wurden, sodass das Team auf bereits Bewährtem aufbauen kann, anstatt bei Null anzufangen.
Außerdem entwirft er erste Versionen von Standardinhalten wie Leistungsbeschreibungen und Rollenprofilen und führt eine abschließende Überprüfung des Angebots durch, um sprachliche Qualität und Konsistenz sicherzustellen. Das Ergebnis ist deutlich weniger manuelle Arbeit und eine insgesamt schnellere Erstellung von Inhalten.
Automatisierte Projektstrukturierung und -kalkulation
Auf der Grundlage der Dokumentation des Kunden generiert ein Tool namens Scope Smith automatisch eine grundlegende Struktur für das Projekt. Dazu gehören:
- Eine allgemeine Projektübersicht
- Eine Aufteilung des Projekts in Funktionsbereiche und Phasen
- Ein vorläufiges Feature-Backlog
- Vorschläge für architektonische Entscheidungen (ADRs)
- PERT-basierte Aufwandsschätzungen
- Ein vorläufiges Risikoregister
- Eine Projektstrukturplanung (PSP)
- Ein Vorschlag für die Teamzusammensetzung
Dies verkürzt die Zeit, die für die Erstellung des ersten Lösungskonzepts und der Schätzung benötigt wird, erheblich, sodass sich das Team auf die Verfeinerung der Details konzentrieren kann, anstatt das Gerüst von Grund auf neu aufzubauen.
Verbesserte Kommunikation durch KI-Visualisierung
Um sicherzustellen, dass komplexe technische Konzepte vom Kunden klar verstanden werden, nutzen wir Tools wie Napkin AI, um schnell Diagramme, Prozessabläufe und andere visuelle Strukturen zu erstellen. Dies hilft dabei, Anforderungen und Architekturpläne in ein Format zu bringen, das leicht zu besprechen und abzustimmen ist, was die Kommunikation verbessert und Abstimmungszyklen verkürzt.
Zugang zum Unternehmenswissen
Ein KI-Agent namens Lucien fungiert als Zugangstor zu unserem gesamten organisatorischen Wissen. Er unterstützt das Presales-Team, indem er sofortigen Zugriff auf relevante Fallstudien, Erkenntnisse aus vergangenen Projekten und kontextbezogene Empfehlungen auf der Grundlage ähnlicher Arbeiten bietet. Dies verhindert, dass Teams „das Rad neu erfinden“, und stellt sicher, dass jeder neue Vorschlag von jahrzehntelanger kollektiver Erfahrung profitiert.
Datengesteuerte Prozessverbesserung
Das KI-Ökosystem bietet zudem eine leistungsstarke Analyseebene. Es verarbeitet abgeschlossene Angebote automatisch, um Technologien, Dienstleistungen und Geschäftskontexte zu klassifizieren und so eine strukturierte Wissensdatenbank aufzubauen.
Dies ermöglicht es uns, detaillierte Berichte zu erstellen, die Vertriebseffektivität zu analysieren und Trends zu erkennen. Darüber hinaus bewertet ein KI-gesteuertes „Client Drive Scoring“-Modell die Qualität neuer Verkaufschancen auf einer Skala von 0 bis 5 und analysiert dabei die Klarheit der Anforderungen, den Geschäftskontext und die erwarteten Ergebnisse.
Dieser datengesteuerte Ansatz ermöglicht es uns, kontinuierlich zu lernen und unseren Vertriebsprozess zu verfeinern.
Schnelle Prototypenerstellung mit KI-gestützter Entwicklung
Mithilfe von Tools wie Replit, Cursor und Claude können unsere Teams in der Vorverkaufsphase schnell funktionierende Proofs of Concept (POCs) erstellen und den Kunden präsentieren. Diese Möglichkeit, eine funktionierende Lösung zu demonstrieren, anstatt nur darüber zu sprechen, erhöht die Glaubwürdigkeit und Qualität unserer Angebote erheblich.
Vorteile des Projekts
- 56 % Reduzierung des Zeitaufwands für die Erstellung eines umfassenden Verkaufsangebots.
- 40 % Steigerung des Durchsatzes des 9-köpfigen Presales-Teams, wodurch wir mehr Verkaufschancen bearbeiten können.
- Reduzierung der durchschnittlichen Kosten für die Erstellung eines einzelnen Angebots um 20 %.
- Jährliche operative Einsparungen von 760.000 PLN, da keine Erweiterung des Teams zur Bewältigung des erhöhten Arbeitsaufkommens erforderlich ist.
- Über 10.000.000 PLN an zusätzlichen Jahresumsätzen durch die erhöhte Anzahl an erstellten Angeboten bei verbesserter Konversionsrate.
- Eine vollständige Kapitalrendite (ROI) wurde in weniger als 12 Monaten nach Projektstart erreicht.