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Über den Kunden
Staffbase ist die erste KI-native Employee-Experience-Plattform, die die Möglichkeiten der KI jedem Mitarbeiter in die Hand gibt – insbesondere denjenigen, die derzeit an vorderster Front nicht eingebunden sind. Mit „Employee AI“ bringt Staffbase Kommunikation, IT und Personalwesen zusammen, um die Zusammenarbeit zwischen Menschen und Organisationen neu zu gestalten.
Mehr als 1.500 Unternehmenskunden – darunter Adidas, Alaska Airlines, DHL, MAN Truck & Bus und Whataburger – nutzen Staffbase, um ihre Mitarbeiter zu inspirieren und ihnen zu helfen, ihr Bestes zu geben.
Einsparpotenziale in der Cloud aufdecken
Nach der Übernahme eines E-Mail-Kommunikationstools von einem kanadischen Unternehmen betrieb Staffbase dieses weiterhin auf einer übernommenen AWS-Infrastruktur und behielt die Konfiguration weitgehend unverändert bei, mit nur geringfügigen Anpassungen. Da keine Optimierung der Cloud-Infrastruktur geplant war, bestand unsere Hauptaufgabe darin, einen reibungslosen Übergang der Anwendung vom vorherigen Team zu gewährleisten und anschließend fortlaufenden Produktsupport zu leisten.
Bei der Arbeit in der Anwendungsumgebung identifizierte unser Ingenieur jedoch Möglichkeiten für eine erhebliche Kostenoptimierung bei AWS.
Er ergriff die Initiative, ging den Erkenntnissen nach und führte eine gründliche FinOps-Bewertung durch, bei der er wichtige Optimierungsbereiche identifizierte und jährliche Einsparungen von mindestens 25 % schätzte – mit dem Potenzial für deutlich höhere Gewinne.
Auf dieser Grundlage schlugen wir unserem Kunden einen umfassenden Plan zur Optimierung der Cloud-Kosten vor.
Schnelle Erfolge für sofortige Einsparungen
Aufbauend auf den Empfehlungen führten erste Optimierungsmaßnahmen zu schnellen, aber erheblichen Einsparungen:
- Schließung ungenutzter Konten
Nachdem sichergestellt war, dass bestimmte AWS-Konten keine aktiven Workloads enthielten, löschte unser gemeinsames Support-Team diese zusammen mit all ihren Ressourcen und sparte so 30 % der europäischen Cloud-Kosten des Unternehmens ein.
- Anpassung überdimensionierter Ressourcen
Wir führten eine gründliche Überprüfung der Rechenressourcen durch; die Analyse ergab eine Reihe von Aufgaben mit überdimensionierter CPU- und Speicherausstattung. Ihre Reduzierung führte zu Einsparungen von etwa 10 % der gesamten Rechenkosten.
- Bereinigung und Anpassung der ElastiCache-Knoten
Bei der Suche nach weiteren Optimierungsmöglichkeiten identifizierten wir suboptimale Konfigurationen im ElastiCache-Dienst, darunter überdimensionierte Knoten, die für eine Anpassung oder Entfernung in Frage kamen. Diese Maßnahmen mit schnellem Erfolg wurden sofort umgesetzt und senkten die Caching-Kosten um 20 %.
Gezieltes Datenbank-Upgrade
Einige Instanzen liefen noch mit einer veralteten MySQL-Engine, was nicht nur potenzielle betriebliche Komplikationen mit sich brachte, sondern auch zusätzliche Kosten für den AWS Extended Support verursachte.
Diese Datenbankoptimierung erforderte einen gezielteren Ansatz seitens des Support-Teams.
Um die Ausfallzeiten der App für die Nutzer so gering wie möglich zu halten, arbeiteten wir gemeinsam an der Planung und Vorbereitung des Blue-Green-Datenbank-Upgrades und legten Wartungsfenster außerhalb der Geschäftszeiten fest. Während des gesamten Prozesses stellten wir eine klare Kommunikation mit den Kunden von Staffbase sicher.
Wir führten das Upgrade in allen Regionen sowohl für die Staging- als auch für die Produktionsumgebungen durch, was zu einer jährlichen Senkung der RDS-Kosten um rund 50 % führte.
Empfehlungen für die Zukunft
In einem umfassenden Bericht stellten wir Staffbase eine Liste weiterer Möglichkeiten zur Kostenoptimierung zur Verfügung, darunter:
- Workload-Management – Die Planung von Entwicklungs- und Staging-Ressourcen wie ECS-Aufgaben, RDS-Instanzen und ElastiCache-Knoten so, dass diese bei Nichtnutzung auf null heruntergefahren werden, kann die Kosten in Nicht-Produktionsumgebungen um weitere 50–60 % senken.
- Der Austausch der Open-Source-Redis-Engine durch die von AWS unterstützte Alternative Valkey kann bis zu 20 % einsparen.
- Vertragsrabatte – wir haben Staffbase darauf hingewiesen, dass nach Abschluss aller empfohlenen Nutzungsoptimierungen Optionen zur Preisoptimierung wie Savings Plan und Reserved Instances geprüft werden könnten, wodurch potenziell weitere 20 % an jährlichen Einsparungen erzielt werden könnten.
- Verbesserung der Kostentransparenz und -kontrolle durch FinOps-Best-Practices bei der Budgetierung und Alarmierung.
- Cloud-Einkauf über Future Processing – als zertifizierter AWS Cloud Operations Competency Partner im Bereich Cloud-Kostenmanagement bieten wir Zugang zu Vorzugspreisen bei AWS und unterstützen damit weitere Bemühungen zur Kostenoptimierung.
FinOps-Beratung
Auf der Grundlage unserer FinOps-Expertise empfahlen wir Staffbase zudem schlanke, skalierbare Verfahren zur Kostenüberwachung, die sich an den Best Practices der Branche orientieren.
Angesichts einer stabilen AWS-Nutzung und einer einfachen Abrechnungskonfiguration schlugen wir vor, Budgetwarnungen einzurichten, die Kostenverrechnung mittels Tagging einzuführen, regelmäßige Überprüfungen im Cost Explorer zu ermöglichen und Kostenprognosen bereits in frühen Phasen der Produktentwicklung einzubeziehen.
Diese Vorgehensweisen lassen sich problemlos auf das gesamte Unternehmen und zukünftige Produkte ausweiten und unterstützen so eine langfristige Kostentransparenz sowie fundierte Entscheidungsfindung.
Wichtigste Vorteile unserer Zusammenarbeit
- Jährliche Kosteneinsparungen bei Cloud-Datenbanken in Höhe von 50 % ohne Beeinträchtigung des Betriebs
- Weitere schnelle Erfolge: 20 % Einsparungen beim Caching und 10 % bei der Rechenleistung
- Schließung ungenutzter AWS-Konten mit sofortigen finanziellen Auswirkungen
- Maßgeschneiderte Optimierungsmaßnahmen auf Basis einer eingehenden FinOps-Bewertung
- Klare Empfehlungen für zukünftige Cloud-Einsparungen und die Weiterentwicklung der FinOps-Reife