Spis treści
O kliencie
Nasz klient to brytyjska firma, która wspiera instytucje w spełnianiu wymogów bezpieczeństwa obowiązujących w kraju.
Świadczy usługi dla organizacji zarządzających budynkami mieszkalnymi i obiektami sektora publicznego, zapewniając zgodność z wymaganymi standardami poprzez regularne inspekcje i ciągłe utrzymanie techniczne.
Wyzwanie biznesowe
Zespół HR klienta regularnie przygotowywał raporty dotyczące kluczowych wskaźników kadrowych, takich jak zatrudnienie, nieobecności oraz statusy szkoleń. Jednak ze względu na rozproszenie danych w wielu systemach ich ręczne zestawienie zajmowało około 100 godzin miesięcznie.
Odpowiedzi na nowe zapytania mogły zająć nawet dwa dni robocze, co ograniczało możliwość samodzielnego pozyskiwania informacji przez menedżerów i utrudniało szybkie podejmowanie decyzji.
Firma dostrzegła możliwość usprawnienia pracy i poprawy jakości raportowania poprzez wdrożenie bardziej zautomatyzowanego, opartego na danych podejścia.
Od ręcznie wypełnianych arkuszy do jednego źródła prawdy
W odpowiedzi na potrzebę większej dokładności I szybkości raportowania HR firma zdecydowała się zbadać potencjał automatyzacji. Zaangażowała nas do zaprojektowania i wdrożenia nowego rozwiązania raportowego opartego na Microsoft Power BI.
W ścisłej współpracy z zespołami HR, IT i Finansów zidentyfikowaliśmy kluczowe źródła danych (dedykowaną bazę danych, rejestry obecności, bazy szkoleniowe i arkusze Excel) oraz wskaźniki niezbędne do raportowania. Następnie opracowaliśmy kompletny zestaw pulpitów i raportów Power BI, z których każdy obejmował konkretny obszar HR.
Nasza współpraca w liczbach
95% ROI
osiągnięte w ciągu jednego roku
98 godzin
30,000 GBP
oszczędności w skali roku (równowartość ok. 0,5 etatu)
12
dedykowanych raportów HR oraz Power BI oraz 1 panel dla kadry zarządzającej
3-5
zakładek analitycznych, słowniczek i dokumentacja w każdym raporcie
z 16 do 2 godzin
redukcja czasu pozyskania informacji
43,5%
wzrost dojrzałości BI (z 15% do 21,5%)
*odzwierciedlający rozwój organizacji w zakresie wykorzystania danych, analiz i narzędzi BI
Dostęp do danych w czasie rzeczywistym i trafniejsze decyzje
Rozwiązanie zapewniło specjalistom HR dostęp do aktualnych, wiarygodnych danych w jednym miejscu, uwalniając ich czas na bardziej złożone analizy zamiast żmudnego przygotowywania raportów.
Managerowie w całej organizacji zyskali możliwość samodzielnego przeglądania danych, co przełożyło się na szybsze, trafniejsze decyzje i wsparło rozwój kultury opartej na danych.
Platforma została zbudowana w oparciu o pakiet 12 raportów oraz panel dostosowany do kluczowych obszarów operacji HR:
- Raporty Nieobecności, Urlopów i Zwolnień Chorobowych do monitorowania poziomu absencji, wykorzystania urlopów oraz trendów w zwolnieniach chorobowych.
- Raporty Zatrudnienia, Rotacji i Odejść, zapewniające dynamiczny i aktualny obraz struktury zatrudnienia oraz szczegółowe dane o przyczynach odejść i stażu pracy.
- Raporty Szkoleniowe i Alokacji Projektowej monitorujące realizację szkoleń, zgodność z obowiązkami oraz przypisanie pracowników do projektów.
- Raport Inżyniera/Managera: specjalistyczny raport oferujący kadrze kierowniczej zagregowany podgląd kluczowych wskaźników zespołu, takich jak nieobecności i statusy szkoleń.
- Raport Dostępności Floty: dedykowany raport śledzący alokację i dostepność pojazdów – kluczowy wskaźnik efektywności pracy mobilnej.
- Panele Dojrzałości BI oraz KPI Success: oceniające dojrzałość analityczną organizacji i prezentujące podsumownie realizacji celów HR względem wyznaczonych KPI.
Każdy raport wyposażono w interaktywne filtry, umożliwiające analizę danych w podziale na czas, dział i inne istotne wymiary.
Zadbaliśmy o automatyczne odświeżanie danych, eliminując ręczne aktualizacje.
Poza tworzeniem raportów przeprowadziliśmy szkolenia dla zespołu HR i kluczowych managerów. Zaangażowanie HR na każdym etapie projektu budowało poczucie odpowiedzialności i znacząco wspierało adopcję rozwiązania.
Dodatkowo dostarczyliśmy pełną dokumentację oraz wbudowany słowniczek pojęć ułatwiający użytkownikom interpretację metryk.
Korzyści z naszej współpracy
- Niemal całkowita eliminacja ręcznego przygotowywania raportów, redukująca miesięczny nakład pracy z 98 godzin do niemal zera dzięki pełnej automatyzacji.
- Roczne oszczędności rzędu 30,000 GBP (równowartość 0,5 etatu), umożliwiające przekierowanie zasobów na działania strategiczne, takie jak rozwój pracowników.
- Ośmiokrotne przyspieszenie dostępu do informacji – czas potrzebny na udzielenie odpowiedzi na kluczowe pytania HR spadł z 16 godzin do 2.
- Wzrost dojrzałości BI o 43,5%, co przesunęło dział HR z poziomu 15% do 21,5% i wyznaczyło jasną ścieżkę dalszego rozwoju.
- Większe zaufanie do danych i większa wiarygodność działu HR dzięki natychmiastowemu dostępowi managerów do jednego spójnego źródła prawdy.
Technologie użyte w projekcie
