Usprawnienie wydajności systemu i funkcji raportowania
Podsumowanie
Wyzwanie: Organizacja Freedom from Torture postanowiła zająć się ograniczeniami systemu Daylight, który służy jej do zarządzania danymi użytkowników i wewnętrznymi procesami. Klientowi zależało na tym, by określić możliwości systemu, zwiększyć jego wydajność i stabilność oraz usprawnić zarządzanie danymi. Ulepszenia systemu miały spełniać potrzeby organizacji, a jednocześnie mieścić się w budżecie.
Podejście: Przeprowadziliśmy złożone warsztaty projektowe, w których wzięli udział kluczowi interesariusze. Dzięki temu udało się precyzyjnie określić wymagania klienta. Dodatkowo zrealizowaliśmy kilka audytów technologicznych architektury i bezpieczeństwa systemu, a także samych danych. Następnie zaproponowaliśmy podzieloną na etapy strategię działania, która odnosiła się do zarówno bieżących, jak i długofalowych potrzeb.
Rezultat: W ramach naszej współpracy klient otrzymał propozycję rozłożonej na etapy strategii ulepszenia systemu. Na jej podstawie może podejmować przemyślane decyzje dotyczące dalszych inwestycji oraz poprawić ogólną jakość usług. Zaplanowane zmiany to usprawnienie procesu raportowania i organizacji pracy oraz polepszenie jakości UX i stabilności systemu.
Spis treści
O kliencie
Freedom from Torture to brytyjska organizacja charytatywna pomagająca osobom, które przeżyły torturowanie. Organizacja oferuje specjalistyczne wsparcie w postaci psychoterapii, doradztwa prawnego i opieki socjalnej – dla wielu osób okazuje się ostatnią deską ratunku. Organizacja powstała w 1985 roku i działa w 5 lokalizacjach w Wielkiej Brytanii: w Londynie, Manchesterze, Birmingham, Glasgow i Newcastle.
Freedom from Torture w kompleksowy sposób dba o to, by ofiary tortur otrzymywały potrzebną pomoc i mogły odbudować swoje życie.
Wyzwanie biznesowe
Organizacja Freedom from Torture mierzyła się z licznymi problemami związanymi z systemem Daylight, które nie był w pełni dostosowany do realizowanych przez nią nietypowych procesów. Raportowanie wymagało użycia plików Excel poza systemem, co mogło skutkować rozproszeniem informacji i utrudniało szybką analizę sytuacji odbiorców. Ponadto integracja wykorzystywanego systemu z innymi narzędziami Microsoft także wymagała poprawy. Aby ostatecznie zwiększyć efektywność działania organizacji, należało także zająć się doświadczeniem użytkownika.
Jako że Freedom from Torture to organizacja non-profit, do modernizacji systemu potrzebne było ekonomiczne rozwiązanie. Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji klient chciał dowiedzieć się dokładnie, jakie zmiany są konieczne oraz jakie koszty są z nimi związane. Rozwiązanie miało być jednocześnie skuteczne i budżetowe.
Wybór naszej firmy był strategicznym posunięciem – oferujemy wyjątkowe, multidyscyplinarne podejście, w którym łączymy wiedzę i doświadczenie w zakresie bezpieczeństwa i architektury danych. Dzięki temu zapewniamy holistyczne i bezproblemowe realizacje, które idealnie odpowiadają na potrzeby klienta i przynoszą solidne, zintegrowane rozwiązania.
Zakres prac
By rozwiązać problem klienta, wdrożyliśmy rozległą strategię podzieloną na kilka etapów. Zakres naszych prac obejmował warsztaty projektowe, audyty technologiczne, utworzenie planu kolejnych etapów realizacji ulepszeń oraz oszacowanie możliwych kosztów realizacji. Nasz zespół zadbał o to, by każde zalecenie było spójne z misją organizacji i jej celami operacyjnymi. Połączyliśmy ze sobą ekspertów z różnych dziedzin i skupiliśmy się na ścisłej współpracy i tworzeniu dopasowanego do klienta rozwiązania.
Kluczowe etapy i efekty projektu
Warsztaty trwały 4 dni i dotyczyły potrzeb użytkowników, procesów w organizacji oraz wymagań funkcjonalnych (backlog) i niefunkcjonalnych. Spotkania te pozwoliły nam uzyskać szczegółowe informacje od ponad 30 zaangażowanych osób, dzięki czemu mogliśmy zmapować bieżące procesy i problemy, co stało się fundamentem dla zaproponowanych rozwiązań.
Raport zawierał wszystkie informacje zgromadzone w ramach warsztatów, skompilowane w jednym obszernym dokumencie. Były to podsumowania wniosków z warsztatów, nasze rekomendacje, wymagania niefunkcjonalne, wymagania dotyczące raportowania oraz zaawansowany backlog rozwiązania. Informacje te dały Freedom from Torture jasny obraz sytuacji, aktualnego stanu systemu i dalszych potrzeb.
Przeprowadziliśmy dogłębny audyt technologiczny, by ocenić części systemu Daylight związane z architekturą i bezpieczeństwem danych oraz zarządzaniem nimi. Audyt stał się podstawą dla dalszych propozycji usprawnień, dzięki którym system skutecznie pomaga Freedom from Torture w nawigowaniu specyficznymi procesami.
Zaproponowaliśmy rozwiązanie podzielone na etapy, w ramach których zaplanowaliśmy wdrożenie priorytetowych funkcjonalności i ulepszeń oraz przedstawiliśmy szacunkowy harmonogram i kosztorys.
Zaproponowane rozwiązania
Nasz plan aktualizacji systemu Daylight składał się z dwóch etapów. W pierwszej fazie system pozostawał oprogramowaniem lokalnym, a nowe funkcje miały być wdrażane w jego obrębie lub przy użyciu rozwiązań chmurowych, takich jak Power BI oraz platformy low-code i no-code. W drugiej fazie system miał zostać zmigrowany do chmury, by wykorzystać jej zalety, takie jak skalowalność, wysoka dostępność i zdalne zarządzanie – wszystko to w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Plan uwzględniał dostosowanie realizacji do konkretnych potrzeb i procesów Freedom from Torture. Dzięki takiemu zintegrowanemu podejściu aktualizacja systemu została przeprowadzona bezbłędnie, a wszystkie funkcje – od bezpieczeństwa po zarządzanie danymi – działają w optymalny sposób.
W celu zwiększenia wydajności i poziomu bezpieczeństwa zasugerowaliśmy, by odłączyć dokumentację klienta od bazy danych MS SQL Daylight, a w zamian za to wprowadzić scentralizowany system zarządzania danymi. Taka metoda zabezpiecza dane użytkowników i ułatwia dostęp do nich na każdym etapie kontaktu z Freedom from Torture.
Najważniejsze usprawnienia dotyczące bezpieczeństwa to wdrożenie monitorowania systemu i alertów, przyjęcie dobrych praktyk SecDevOps w celu stałej kontroli bezpieczeństwa oraz integracja z zewnętrznym systemem SSO dla zapewnienia lepszego uwierzytelniania.
Aby usprawnić wydajność procesów i monitorowania działań w organizacji, zaproponowaliśmy liczne ulepszenia, w tym centralizację informacji, wdrożenie systemu rezerwacji spotkań, zwiększenie czytelności notatek użytkowników, integrację dokumentów i formularzy wewnątrz systemu oraz wprowadzenie rozwiązania mapującego podróż użytkownika.
W celu usprawnienia raportowania zaproponowaliśmy przeniesienie tej funkcji do Power BI – usługa ta umożliwia dynamiczne generowanie raportów i podsumowań dla użytkowników.
Nasza współpraca w liczbach
4
dni warsztatów
~30
zaangażowanych stron
5
opisanych kluczowych procesów
~400
opracowanych user stories
20
zidentyfikowanych raportów
3
przeprowadzone audyty technologiczne
Główne korzyści naszej współpracy
Dogłębne zrozumienie problemu: Dzięki szczegółowej analizie ograniczeń istniejącego systemu i perspektyw użytkowników daliśmy klientowi podstawy do podejmowania świadomych decyzji opartych na solidnych danych.
Kompleksowe podejście do rozwoju: Utworzyliśmy dokładny plan ulepszenia systemu i zintegrowania go z najnowocześniejszymi technologiami, dzięki czemu stał się bardziej przyjazny dla użytkownika, stabilny i skalowalny.
Jasny kosztorys i harmonogram: Oszacowaliśmy możliwe koszty i czas realizacji projektu – informacje te były kluczowe dla klienta i jego dalszych decyzji.
Opłacalne rozwiązania: Określiliśmy możliwości wykorzystania rozwiązań low-code i no-code, które są mniej kosztowne, a jednocześnie skuteczne, tworząc przy tym etapową strategię aktualizacji systemu uwzględniającą ograniczenia budżetowe.
Rekomendacje oparte na audycie technologicznym: Przeprowadziliśmy dogłębną ocenę architektury i bezpieczeństwa systemu oraz procesu zarządzania danymi, a na tej podstawie opracowaliśmy praktyczne zalecenia dotyczące zwiększenia bezpieczeństwa, zgodności i użyteczności systemu, co polepszyło jego stabilność i wydajność.