Administrator Danych Osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Future Processing S.A. z siedzibą w Gliwicach, ul. Bojkowska 37A, 44-100 Gliwice, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, Wydział X Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000817352, NIP 634-25-32-128, REGON 278263445.
Inspektor Ochrony Danych
Z naszym Inspektorem Ochrony Danych możesz skontaktować się wysyłając wiadomość e-mail na następujący adres: rodo@future-processing.com.
Cele i podstawy przetwarzania danych
CEL PRZETWARZANIA
CEL PRZETWARZANIA
PODSTAWA PRAWNA
PODSTAWA PRAWNA
Realizacja zobowiązań pracodawcy wynikających ze stosunku pracy
Podjęcie działań przed zawarciem umowy i wykonanie umowy
Realizacja obowiązków pracodawcy wynikających z prawa pracy
Spełnienie obowiązku prawnego (Kodeks pracy oraz powiązane akty wykonawcze)
Zgłoszenie osób do ubezpieczenia społecznego
art. 6 ust. 1 lit. c) RODO
Spełnienie obowiązku prawnego (Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz powiązane akty wykonawcze)
Prowadzenie dokumentacji księgowo-podatkowej
Spełnienie obowiązku prawnego (Ustawa o rachunkowości oraz powiązane akty wykonawcze)
Ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami
Uzasadniony interes (zatrudnienie nowego pracownika oraz ochrona przedsiębiorcy)
Umożliwienie realizacji dodatkowego ubezpieczenia pracowniczego
art. 6 ust. 1 lit. a) RODO
Zgoda pracownika
Udzielenie informacji przyszłemu lub potencjalnemu pracodawcy
Zgoda pracownika
Inne informacje podane dobrowolnie przez pracownika (jak np. numer telefonu czy zdjęcie)
Zgoda pracownika
Przechowywanie danych w celach archiwalnych
Spełnienie obowiązku prawnego (Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r.)
Przekazanie danych klientom i potencjalnym klientom w celu przedstawienia kompetencji Administratora
Uzasadniony interes (realizacja umów z klientami oraz pozyskanie nowych klientów)
Szkolenia pracowników
Spełnienie obowiązku prawnego (Kodeks Pracy)
Badanie zaangażowania pracowników oraz analiza danych w celu zapobiegania demotywacji
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
Uzasadniony interes (oferowanie atrakcyjnego miejsca pracy, zapobieganie demotywacji pracowników i zminimalizowanie rotacji)
Organizacja konkursów, akcji świątecznych, sportowych i promocyjnych
art. 6 ust. 1 lit. a) RODO
Zgoda pracownika
Prowadzenie oceny pracowniczej
Uzasadniony interes (efektywne wykonywanie pracy przez pracowników oraz rozwój pracowników)
Przekazanie danych dostawcom usług benefitów pracowniczych oraz firmom realizującym dla nas powiązane zadania (np. wysyłka upominków)
Zgoda pracownika na przekazanie danych w celu skorzystania z dodatkowych benefitów pracowniczych
Przetwarzanie wizerunku pracownika w celach promocyjnych pracodawcy (np. w social mediach)
Zgoda pracownika
Przetwarzanie podstawowych danych byłych pracowników i współpracowników (udział w projektach, technologie) w celu zaoferowania udziału w nowym projekcie
Uzasadniony interes (zatrudnienie pracownika do realizacji projektu)
Przetwarzanie danych udostępnionych dobrowolnie przez pracownika w systemach pracodawcy (np. Yammer, Intranet, Teamsy, etc.)
Uzasadniony interes (zachowanie ciągłości komunikacji, umożliwienie interakcji między pracownikami i z pracodawcą)
Zakres danych
W celu realizacji umów zbieramy zarówno dane identyfikacyjne (w tym imię, nazwisko, PESEL), jak i kontaktowe (telefon, email, adresy). Gromadzimy także dane o Twoim dotychczasowym zatrudnieniu, wykształceniu czy dodatkowych uprawnieniach, umiejętnościach i kwalifikacjach.
Niektóre dane (np. mini-ankiety, komentarze) analizujemy w związku z naszym uzasadnionym interesem, w szczególności po to, aby zaoferować atrakcyjne miejsce pracy i minimalizować liczbę osób, które chcą odejść z firmy.
Czasami potrzebujemy od Ciebie dodatkowych danych (związanych np. z Twoją rolą) lub danych osób trzecich (np. w celu zapisania ich do dodatkowego ubezpieczenia).
Umożliwiamy Ci także interakcję z innymi pracownikami oraz pracodawcą poprzez nasze systemy wewnętrzne. Zakres danych może być różny w zależności od celu platformy, konkretnej interakcji oraz tego co sam dobrowolnie zdecydujesz udostępnić.
Odbiorcy danych osobowych
Twoje dane możemy przekazywać naszym klientom i potencjalnym klientom, partnerom biznesowym oraz podmiotom świadczącym usługi na naszą rzecz lub w naszym imieniu (m.in. podmiotom realizującym obsługę poczty elektronicznej, hostingu, wsparcia technicznego, usługi konsultingowe lub audytowe).
Czasami możemy mieć obowiązek udzielania informacji podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądy, prokuratura, organy nadzorcze).
Za Twoją zgodą możemy udzielić informacji Twojemu przyszłemu lub potencjalnemu pracodawcy lub kontrahentowi, jeśli wystąpi do nas z takim zapytaniem.
Po okresie próbnym przekażemy Twoje dane do firmy obsługującej benefity dla pracowników FP (chyba, że sobie tego nie życzysz i dasz nam o tym znać) oraz innym firmom pomagającym nam w realizacji różnych akcji promocyjnych i konkursów.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Część danych pracowniczych przechowujemy w systemach dostarczanych przez inne firmy, zlokalizowanych poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W takich przypadkach zawsze zawieramy z takimi firmami umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w oparciu o standardowe klauzule umowne, zgodnie z RODO, lub polegamy na innych mechanizmach legalizujących taki transfer (jak np. Data Privacy Framework lub decyzja Komisji Europejskiej uznająca odpowiedni stopień ochrony w danym kraju).
Okres przetwarzania danych
Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe do czasu zgłoszenia przez Ciebie skutecznego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, do czasu rozwiązania umów lub tak długo, jak to jest wymagane przepisami prawa. Możemy także zachować dane (lub ich część) w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż przez 10 lat od zakończenia współpracy.
Dane zapisane w naszych systemach (jak np. Twoje komentarze postów) są trzymane tak długo, jak długo korzystamy z tych systemów, także po Twoim ewentualnym odejściu z firmy.
Dane przetwarzane na podstawie zgody przetwarzamy do czasu jej wycofania lub do czasu, kiedy te dane już nam nie są potrzebne do realizacji pierwotnego celu.
Twoje prawa
W związku z tym, że przetwarzamy Twoje dane osobowe w każdej chwili możesz:
- żądać od nas dostępu do Twoich danych oraz ich sprostowania
- cofnąć wyrażoną zgodę na przetwarzanie danych osobowych, wysyłając wiadomość e-mail na następujący adres: rodo@future-processing.com oraz żądać w związku z tym usunięcia przez nas Twoich danych.
- wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, która powoduje, że nie chcesz abyśmy przetwarzali te dane w związku z naszym uzasadnionym interesem.
- wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego
- otrzymać od nas dane osobowe, które nam dostarczyłeś, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie lub zawierając umowę. Dane te otrzymasz w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz możesz je przesłać innemu administratorowi (prawo do przenoszenia danych),
- wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, jeżeli sądzisz, że przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych narusza obowiązujące w tym zakresie przepisy.
Konieczność podania danych
Podanie Twoich danych osobowych jest dobrowolne, natomiast odmowa podania danych będzie skutkować brakiem możliwości zawarcia umowy lub realizacji świadczeń dodatkowych. Może także uniemożliwić nam realizację naszych uzasadnionych interesów, co przełoży się negatywnie na możliwość zapewnienia jak najlepszych warunków pracy lub utrudni realizację umów z klientami.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie będziemy wykorzystywać Twoich danych w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.